PDF/A: qué es y cuándo lo exige un sistema

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PDF/A en pocas palabras

PDF/A es una versión de PDF diseñada para el archivo a largo plazo: un archivo que debe abrirse igual dentro de décadas, en cualquier programa y sin depender de elementos externos. Es un estándar internacional (ISO 19005) con variantes como PDF/A-1, PDF/A-2 y PDF/A-3; las letras indican el nivel de exigencia, por ejemplo, PDF/A-1b o PDF/A-2b.

A simple vista, un PDF/A es igual que un PDF común. La diferencia está en las reglas internas que debe cumplir.

Qué exige y qué prohíbe PDF/A

Fuentes incrustadas: todas las fuentes utilizadas deben estar dentro del archivo para que el texto no cambie al abrirlo en otra computadora.
Sin cifrado: no puede tener contraseña de apertura ni de permisos. Si se pierde la contraseña, un archivo protegido podría quedar ilegible.
Sin contenido dinámico: no se permiten JavaScript, audio ni video incrustados, ni enlaces a fuentes o imágenes externas.
Colores definidos: los colores deben tener un perfil que garantice la misma apariencia en cualquier pantalla o impresora.
Metadatos estandarizados: el título, el autor y otros datos deben estar en un formato que los sistemas de archivo puedan leer.

Quién solicita archivos PDF/A

Este formato se utiliza sobre todo en archivos públicos, notarías, universidades (para depositar tesis y disertaciones en repositorios) y algunos sistemas de gestión de procesos electrónicos y licitaciones. Los requisitos varían según el sistema: un tribunal puede pedir un PDF con texto reconocible y otro, un PDF/A. Consulta el manual o la normativa del sistema donde vas a enviar el archivo.

Si no se solicita expresamente, un PDF común bien creado es suficiente para la mayoría de los envíos cotidianos.

Cómo crear un PDF/A en Word y LibreOffice

Microsoft Word (Windows): Archivo › Guardar como › elige el tipo PDF › haz clic en Opciones y marca Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A). Guarda el archivo.
LibreOffice Writer: Archivo › Exportar como › Exportar como PDF › en la pestaña General, marca Archivo (PDF/A, ISO 19005) y elige la versión solicitada.
Google Docs: la descarga en PDF no ofrece la opción PDF/A. Descarga el archivo como .docx y crea el PDF/A en Word o LibreOffice.

Las herramientas de conversión en línea habituales, como Word a PDF, generan un PDF estándar, útil para casi todo, pero no garantizan que cumpla con PDF/A. Si PDF/A es obligatorio, usa un editor de texto como se describe arriba.

Cuidados posteriores con el archivo

Un PDF/A deja de serlo si lo modificas con herramientas que no conservan sus reglas. Estos son algunos ejemplos:

Proteger con contraseña rompe la conformidad, porque PDF/A no admite cifrado.
Comprimir puede volver a guardar las imágenes y las fuentes. En Comprimir PDF, los modos con pérdida convierten las páginas en imágenes optimizadas y eliminan la posibilidad de seleccionar el texto. Si necesitas reducir un PDF/A, es mejor volver a crearlo en el editor con imágenes más pequeñas.
Formularios y anotaciones: si el documento tiene campos rellenados o comentarios que deben quedar fijos, Aplanar PDF los incorpora a la página antes de crear la versión final. Después, genera el PDF/A a partir del archivo original, si es posible.

Al abrir un PDF/A en Adobe Acrobat Reader, suele aparecer una franja que indica que el archivo declara cumplir con el estándar y se abrió en modo de solo lectura. Es normal y sirve como comprobación rápida.

Lista de comprobación si el sistema rechaza el PDF/A

Comprueba qué versión solicitan. Algunos sistemas solo aceptan PDF/A-1; otros admiten PDF/A-2 o versiones posteriores. Puedes ver la versión en las opciones de exportación.
Quita la contraseña. Cualquier protección impide que cumpla con el estándar.
Cambia las fuentes poco comunes. Si la licencia impide incrustarlas, la exportación puede fallar o no incluir la indicación PDF/A. Usa fuentes comunes, como las que vienen con el sistema.
Elimina los videos, audios y objetos incrustados del documento original.
Vuelve a crear el archivo desde el editor en lugar de convertir un PDF existente. Para convertir un PDF común a PDF/A se necesitan programas específicos y el resultado no siempre se acepta.
Comprueba el tamaño. Si supera el límite, reduce las imágenes en el documento original antes de exportarlo.

Preguntas frecuentes

¿El PDF/A pesa más que un PDF común?

Por lo general, un poco más, porque las fuentes deben estar completas o parcialmente incluidas en el archivo. En los documentos de texto, la diferencia es pequeña.

¿Cómo saber si un archivo es realmente PDF/A?

Acrobat Reader indica cuando el archivo declara cumplir con el estándar. Para validarlo, existen herramientas específicas, como veraPDF, de código abierto. La declaración por sí sola no garantiza que se hayan cumplido todas las reglas.

¿Puedo firmar digitalmente un PDF/A?

Sí. La firma digital es compatible con el estándar. Crea el PDF/A, compruébalo y fírmalo al final.

¿PDF/A admite imágenes escaneadas?

Sí. Un documento escaneado puede ser PDF/A; el estándar define cómo se conserva el archivo, no si contiene texto. Sin embargo, muchos sistemas también exigen que el documento permita búsquedas, lo que requiere OCR.