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Word para PDF
Converta arquivos Word em PDF mantendo a formatação.
PDF/A em uma frase
PDF/A é uma versão do PDF feita para arquivamento de longo prazo: um arquivo que precisa abrir igualzinho daqui a décadas, em qualquer programa, sem depender de nada externo. O padrão é internacional (ISO 19005) e tem variantes como PDF/A-1, PDF/A-2 e PDF/A-3, com letras que indicam o nível de exigência, por exemplo PDF/A-1b ou PDF/A-2b.
Visualmente, um PDF/A é igual a um PDF comum. A diferença está nas regras internas que ele precisa seguir.
O que o PDF/A proíbe e exige
- Fontes embutidas: todas as fontes usadas precisam estar dentro do arquivo, para que o texto não mude em outro computador.
- Sem criptografia: não pode ter senha de abertura nem de permissões. Um arquivo trancado poderia ficar ilegível se a senha se perdesse.
- Sem conteúdo dinâmico: nada de JavaScript, áudio ou vídeo embutidos, nem links para fontes ou imagens externas.
- Cores definidas: as cores precisam ter um perfil que garanta a mesma aparência em qualquer tela ou impressora.
- Metadados padronizados: título, autor e outras informações ficam num formato que sistemas de arquivo conseguem ler.
Quem pede PDF/A
O formato aparece principalmente em arquivos públicos, cartórios, universidades (depósito de teses e dissertações em repositórios) e em alguns sistemas de processo eletrônico e de licitação. A exigência varia de sistema para sistema: um tribunal pode pedir só PDF pesquisável, outro pode pedir PDF/A. A regra é ler o manual ou a resolução do sistema em que você vai enviar.
Se não há exigência expressa, um PDF comum, bem gerado, é suficiente para a grande maioria dos envios do dia a dia.
Como gerar PDF/A no Word e no LibreOffice
- Microsoft Word (Windows): Arquivo › Salvar como › escolha o tipo PDF › clique em Opções e marque Compatível com ISO 19005-1 (PDF/A). Salve.
- LibreOffice Writer: Arquivo › Exportar como › Exportar como PDF › na aba Geral, marque Arquivamento (PDF/A, ISO 19005) e escolha a versão pedida.
- Google Docs: o download em PDF não oferece a opção de PDF/A. Baixe em .docx e gere o PDF/A no Word ou no LibreOffice.
Ferramentas online de conversão comuns, como o Word para PDF, geram PDF padrão, que serve para quase tudo, mas não garantem conformidade PDF/A. Quando o PDF/A for obrigatório, use o editor de texto como descrito acima.
Cuidados com o arquivo depois
Um PDF/A deixa de ser PDF/A se você mexer nele com ferramentas que não preservam as regras. Alguns exemplos:
- Proteger com senha quebra a conformidade, porque PDF/A não admite criptografia.
- Comprimir pode regravar imagens e fontes. No Comprimir PDF, os modos com perda transformam as páginas em imagens otimizadas, o que tira o texto selecionável. Se precisar reduzir um PDF/A, prefira gerar de novo no editor com imagens menores.
- Formulários e anotações: se o documento tem campos preenchidos ou comentários que precisam ficar fixos, o Achatar PDF incorpora tudo à página antes de você gerar a versão final. Gere o PDF/A depois disso, a partir do arquivo de origem, se possível.
Ao abrir um PDF/A no Adobe Acrobat Reader, costuma aparecer uma faixa informando que o arquivo declara conformidade com o padrão e foi aberto em modo somente leitura. Isso é normal e serve como uma checagem rápida.
Checklist para quando o sistema recusa o PDF/A
- Confira a versão pedida. Alguns sistemas aceitam só PDF/A-1, outros aceitam PDF/A-2 ou superior. A versão aparece nas opções de exportação.
- Retire a senha. Qualquer proteção impede a conformidade.
- Troque fontes incomuns. Fontes que não podem ser embutidas por licença fazem a exportação falhar ou sair sem a marcação de PDF/A. Use fontes comuns, como as que vêm com o sistema.
- Remova vídeos, áudios e objetos incorporados do documento de origem.
- Gere de novo a partir do editor, em vez de converter um PDF já existente. Converter um PDF comum em PDF/A exige programas específicos, e o resultado nem sempre é aceito.
- Verifique o tamanho. Se passar do limite, reduza as imagens no documento de origem antes de exportar.
Perguntas frequentes
PDF/A é mais pesado que PDF comum?
Um pouco, em geral, porque as fontes precisam estar inteiras ou em subconjuntos dentro do arquivo. Em documentos de texto a diferença é pequena.
Como saber se um arquivo é PDF/A de verdade?
O Acrobat Reader indica quando o arquivo declara conformidade. Para validar de fato, existem validadores específicos, como o veraPDF, de código aberto. A declaração sozinha não garante que todas as regras foram cumpridas.
Posso assinar digitalmente um PDF/A?
Sim. A assinatura digital é compatível com o padrão. Gere o PDF/A, confira e assine por último.
PDF/A aceita imagens escaneadas?
Sim. Um escaneado pode ser PDF/A; o padrão trata de como o arquivo é guardado, não de ter texto. Muitos sistemas, porém, pedem também que o documento seja pesquisável, o que exige OCR.
