Cómo ajustar una hoja de Excel a una página PDF

Por qué la hoja de cálculo se corta

Una hoja de cálculo no tiene una «página»: es una cuadrícula que puede tener cientos de columnas. Al crear el PDF, Excel distribuye esa cuadrícula en hojas A4 según la configuración de página del archivo. Si las columnas superan el ancho de la hoja, pasan a otra página y la tabla queda dividida: las primeras columnas aparecen en las páginas 1, 2 y 3, y el resto, en las páginas 4, 5 y 6.

La solución es siempre la misma: indicar a Excel cómo ajustar la hoja a la página antes de crear el PDF.

En Excel: tres ajustes solucionan casi todo

1. Orientación horizontal. En la pestaña Diseño de página, haz clic en Orientación › Horizontal. Una hoja apaisada permite incluir muchas más columnas.
2. Ajustar el ancho a una página. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Escala para ajustar, selecciona Ancho: 1 página y deja Alto: Automático. Así, todas las columnas caben a lo ancho y las filas continúan en las páginas siguientes.
3. Definir el área de impresión. Selecciona solo el rango que necesitas y elige Área de impresión › Establecer área de impresión. Así evitarás que las columnas auxiliares y las celdas olvidadas más allá del contenido aparezcan en el PDF.

Comprueba el resultado en Archivo › Imprimir, donde verás la vista previa. Después, guarda el archivo como PDF desde Archivo › Guardar como (o Exportar) › PDF.

Otras opciones útiles de Excel

• Vista previa de salto de página (pestaña Vista): muestra las líneas azules que separan las páginas. Puedes arrastrarlas para decidir dónde termina cada página.
• Imprimir títulos (Diseño de página): repite la fila de encabezado en la parte superior de cada página, para que quien lea la página 3 sepa qué representa cada columna.
• Márgenes estrechos: en Diseño de página › Márgenes, gana unos centímetros de ancho.
• Centrar en la página: en Configurar página › Márgenes, marca Centrar horizontalmente para que la tabla no quede pegada a la izquierda.

En Hojas de cálculo de Google y LibreOffice

• Hojas de cálculo de Google: ve a Archivo › Descargar › PDF. Se abrirá una pantalla de configuración: elige Horizontal, en Escala selecciona Ajustar al ancho y, si quieres, exporta solo la selección actual. Haz clic en Exportar.
• LibreOffice Calc: en Formato › Página (o Estilo de página), pestaña Hoja, usa el modo de escala Ajustar intervalos de impresión al ancho/alto con el ancho en 1. Después, ve a Archivo › Exportar como PDF.

Convertir sin tener Excel instalado

Si no tienes Excel en el dispositivo, Excel a PDF convierte archivos .xlsx, .xls, .ods o .csv. La conversión se realiza en un servidor con LibreOffice: el archivo se envía mediante una conexión cifrada y se elimina poco después. Como los convertidores respetan la configuración de página guardada en la hoja de cálculo, lo ideal es ajustar la orientación y la escala en el archivo antes de convertirlo, incluso desde una app de hojas de cálculo en el celular.

Si el PDF ya se generó con páginas de tamaños extraños, Cambiar el tamaño del PDF a A4 estandariza las páginas sin distorsionar el contenido. Y si una página quedó horizontal cuando debería estar vertical (o al revés), corrígelo con Girar PDF.

Cuando la hoja de cálculo es demasiado grande para una página

Forzar una hoja de cálculo de 40 columnas en una página A4 hace que el texto sea ilegible. En ese caso, considera estas opciones:

• Ocultar las columnas que no sean relevantes para quien va a leer el documento (haz clic derecho en el encabezado de la columna › Ocultar).
• Dividir la información en dos tablas con temas diferentes.
• Usar papel A3 si el PDF se va a imprimir en una imprenta.
• Enviar también la hoja de cálculo original para quien necesite consultar los detalles.

Preguntas frecuentes