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Quem emite a certidão
Certidões de nascimento, casamento e óbito são emitidas pelo cartório de registro civil onde o fato foi registrado. A boa notícia é que não é mais preciso ir até lá: os cartórios de registro civil do país são interligados por uma central eletrônica, e a segunda via pode ser pedida pela internet, de qualquer lugar, mesmo que o registro tenha sido feito em outro estado.
O pedido online é feito pela plataforma oficial dos cartórios de registro civil (o portal Registro Civil, mantido pela associação nacional dos registradores) ou pelos sites das associações estaduais. Desconfie de sites que cobram valores muito acima das taxas oficiais como "despachantes".
O que você precisa saber antes de pedir
- Cartório do registro (cidade e, se possível, o nome do cartório). Se você não sabe, a primeira certidão ou outros documentos antigos costumam indicar.
- Dados do registro: nome completo, data do fato e nomes dos pais. Livro, folha e termo ajudam a localizar mais rápido; eles aparecem na certidão anterior.
- Tipo de certidão que você precisa (veja abaixo).
- Formato: digital ou física.
Digital ou física?
- Certidão digital: um arquivo PDF assinado digitalmente pelo cartório, com validade jurídica. Chega por e-mail ou fica disponível para download. Pode ser enviada a quem pediu por meio eletrônico, mas, impressa, perde a verificação da assinatura digital.
- Certidão física: o papel de segurança tradicional, enviado pelos Correios ou retirado num cartório.
Antes de escolher, pergunte a quem vai receber se aceita a certidão digital. Órgãos e empresas que recebem documentos pela internet costumam aceitar; alguns procedimentos presenciais ainda pedem a física.
Tipos de certidão
- Breve relato: a certidão comum, com os dados principais. Serve para a maioria dos usos do dia a dia.
- Inteiro teor: reproduz tudo o que consta no registro, inclusive anotações e averbações. Exigida, por exemplo, em processos de cidadania estrangeira e em algumas questões judiciais.
- Certidão com averbações atualizadas: para casamento, mostra divórcio, separação ou mudança de nome, quando houver.
Valores e prazos variam por estado, porque as taxas dos cartórios são definidas em leis estaduais. O site do pedido informa o valor total antes do pagamento.
Passo a passo geral do pedido online
- Acesse a plataforma oficial de registro civil.
- Escolha o tipo de certidão (nascimento, casamento ou óbito) e informe estado, cidade e cartório.
- Preencha os dados do registro e os seus dados como solicitante.
- Escolha digital ou física e o tipo (breve relato ou inteiro teor).
- Pague as taxas pelos meios oferecidos e acompanhe o pedido pelo protocolo.
Usando a certidão em envios digitais
Se você tem só a certidão física e precisa enviá-la digitalizada (para um cadastro, uma matrícula ou o RH), fotografe com boa luz ou use um scanner, e transforme em PDF com o Imagens para PDF. Se o arquivo ficar grande para o sistema, reduza com o Comprimir PDF.
Já a certidão digital deve ser enviada no arquivo original: comprimir, juntar com outros documentos ou converter regrava o PDF e invalida a assinatura digital do cartório. Se precisar mandar junto com outros documentos, envie a certidão como arquivo separado.
Quando a certidão precisa de correção
Erros de grafia no nome, data errada ou dados dos pais incorretos na certidão não se resolvem com uma segunda via: a segunda via repete o que está no registro. A correção é feita por retificação de registro, pedida no cartório. Erros evidentes de digitação costumam ser corrigidos diretamente pelo cartório, mediante requerimento e documentos que comprovem o dado certo; casos mais complexos podem exigir processo judicial.
Corrigir a certidão antes de tirar outros documentos (como a CIN ou o passaporte) evita que o erro se espalhe para todos eles.
Perguntas frequentes
Certidão de nascimento tem validade?
A certidão não perde a validade, mas muitos órgãos pedem certidões recentes, emitidas há poucos meses, para garantir que as averbações estão atualizadas. Confira a exigência de quem pede.
Posso pedir a certidão de outra pessoa?
Em geral, certidões de breve relato podem ser pedidas por qualquer pessoa. Certidões de inteiro teor e algumas informações sensíveis têm restrições. O cartório informa as regras.
Quanto tempo demora?
A certidão digital costuma ficar pronta mais rápido; a física depende do envio. O prazo é informado no momento do pedido.
A certidão digital impressa vale?
A validade da certidão digital está na assinatura eletrônica do arquivo. Impressa, ela se torna uma cópia. Para uso em papel, prefira a certidão física.
Não sei em qual cartório fui registrado. E agora?
Procure em documentos antigos da família ou peça orientação ao cartório de registro civil mais próximo, que pode ajudar na busca pela central dos cartórios.
