XML da nota fiscal: o que é, como abrir e como conferir a nota

XML x DANFE

• XML: é a nota fiscal eletrônica de verdade. Um arquivo de texto estruturado, assinado digitalmente pelo emissor e autorizado pela Secretaria da Fazenda (Sefaz). É ele que tem validade fiscal.
• DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica): a representação impressa, legível para pessoas, que acompanha a mercadoria. Ele traz a chave de acesso para consulta, mas não substitui o XML.

Em compras de empresas, quem recebe a nota precisa guardar o XML. Pessoas físicas normalmente recebem o DANFE ou a nota do consumidor (NFC-e), mas também podem pedir o XML.

Por que guardar o XML

• Empresas precisam do XML para escrituração fiscal e para comprovar a entrada de mercadorias e créditos de impostos.
• É a prova mais completa da compra em casos de garantia, troca e disputa.
• O XML contém todos os dados: produtos, valores, impostos, transportadora, informações complementares.

O prazo de guarda de documentos fiscais segue a legislação tributária; empresas devem seguir a orientação do contador.

Como abrir e ler o XML

Abrir o XML com dois cliques costuma mostrar uma sequência confusa de códigos no navegador ou no bloco de notas. Duas formas mais práticas:

• Transformar em DANFE: o Visualizar DANFE lê um ou vários arquivos XML de NF-e (modelo 55) e gera um DANFE em PDF para consultar e imprimir, além de um resumo de cada nota. O XML é lido no navegador e não é enviado a servidores. O DANFE gerado é uma representação para consulta, não o documento oficial do emissor.
• Ler a estrutura: o Formatar e validar XML organiza o arquivo com recuo, mostrando as tags (emitente, destinatário, produtos, impostos) de forma legível. Útil para conferir um campo específico ou investigar um erro de importação no sistema.

Como conferir se a nota é verdadeira

1. Pegue a chave de acesso, um número de 44 dígitos que aparece no DANFE e no XML.
2. Acesse o Portal Nacional da NF-e e use a consulta de NF-e pela chave de acesso (ou o portal da Sefaz do estado emissor).
3. Confira se a nota está autorizada e se os dados (emitente, valor, data) batem com o DANFE que você recebeu.

Uma nota cancelada ou inexistente no portal é sinal de problema. Para notas do consumidor (NFC-e, aquelas de supermercado), o QR Code impresso no cupom leva à consulta no site da Sefaz do estado.

O que a chave de acesso revela

Os 44 dígitos não são aleatórios: trazem o código do estado, o ano e mês de emissão, o CNPJ do emitente, o modelo (55 para NF-e, 65 para NFC-e), a série, o número da nota, um código numérico e um dígito verificador. Por isso, a chave sozinha já permite conferir se a nota veio da empresa que diz ter vendido.

Problemas comuns

• "Arquivo inválido" ao importar no sistema: o XML pode estar incompleto (faltando a parte da autorização) ou ser de outro modelo. Peça ao fornecedor o XML autorizado, com o protocolo.
• Recebi só o PDF: peça o XML ao emissor. Ele é obrigado a disponibilizá-lo ao destinatário.
• Acentos estranhos: o XML usa codificação UTF-8; abri-lo em programas antigos pode trocar acentos. A ferramenta de formatação exibe corretamente.

Organizando os XMLs de uma pequena empresa

• Crie uma pasta por mês e por tipo (entradas e saídas).
• Mantenha o nome original do arquivo, que normalmente contém a chave de acesso; isso facilita buscas.
• Faça backup em dois lugares (computador e nuvem).
• Envie ao contador no formato e na periodicidade combinados; muitos escritórios preferem receber os XMLs compactados num ZIP por mês.
• Gere o DANFE em PDF só quando precisar consultar ou imprimir uma nota específica.

Perguntas frequentes