Como colocar assinatura de e-mail no Gmail e no Outlook

O que colocar na assinatura

Uma boa assinatura é curta e útil. O essencial:

• Nome e cargo.
• Empresa (ou área de atuação, para autônomos).
• Um ou dois contatos: telefone ou WhatsApp e site.
• Opcional: foto ou logotipo pequenos e links para uma ou duas redes profissionais.

Evite frases longas, várias cores, imagens grandes e avisos jurídicos extensos, a não ser que a empresa exija.

Monte a assinatura pronta

1. Abra o Gerador de assinatura de e-mail e preencha nome, cargo, empresa e os contatos que quer exibir.
2. Para incluir foto ou logo, cole o endereço (URL) de uma imagem já publicada na internet, como a foto do seu site ou do perfil da empresa. Assinaturas de e-mail funcionam melhor com imagens hospedadas do que com imagens anexadas.
3. Escolha o modelo e a cor e confira a prévia.
4. Clique em Copiar assinatura. Ela é gerada em HTML com tabelas e estilos embutidos, o formato que os programas de e-mail preservam.

Para a foto, um recorte redondo e pequeno fica elegante: o Foto de perfil redonda gera o círculo em 400 × 400 pixels, tamanho adequado para assinatura. Logos grandes podem ser reduzidos com o Redimensionar imagem antes de serem publicados.

Configurando no Gmail (computador)

1. No Gmail, clique na engrenagem e em Ver todas as configurações.
2. Na aba Geral, desça até Assinatura e clique em Criar nova. Dê um nome.
3. Cole a assinatura copiada (Ctrl+V) na caixa de texto.
4. Em Padrões de assinatura, escolha usá-la em e-mails novos e em respostas.
5. Role até o fim da página e clique em Salvar alterações. Esse último passo é o que mais se esquece.

Configurando no Outlook

• Outlook na web e novo Outlook para Windows: Configurações (engrenagem) › Contas › Assinaturas. Crie uma assinatura, cole o conteúdo, defina como padrão para mensagens novas e respostas e salve.
• Outlook clássico (Windows): Arquivo › Opções › Email › Assinaturas. Clique em Novo, cole na área de edição, escolha a assinatura padrão para mensagens novas e respostas e confirme.
• Outlook para Mac: no menu Outlook › Configurações › Assinaturas.

Os nomes dos menus mudam um pouco entre versões, mas a opção sempre fica nas configurações de e-mail ou de conta.

E no celular?

• App Gmail: nas configurações da conta, há a Assinatura para dispositivos móveis, que aceita apenas texto simples. Ela é usada nos e-mails enviados pelo app.
• App Outlook: Configurações › Assinatura, também com formatação limitada.
• Mail do iPhone: Ajustes › Mail (ou Apps › Mail) › Assinatura.

Para o celular, uma versão curta funciona melhor: nome, cargo e telefone.

Problemas comuns

• A imagem não aparece para quem recebe: a imagem precisa estar hospedada num endereço público. Alguns programas também bloqueiam imagens externas até o destinatário autorizar.
• A formatação bagunçou ao colar: cole direto da prévia do gerador, sem passar por um editor de texto. No Gmail, use o navegador no computador para configurar.
• A assinatura ficou enorme: reduza a largura da imagem; logotipos de 150 a 300 pixels de largura costumam bastar.
• A assinatura aparece duas vezes nas respostas: desmarque a opção de inserir a assinatura nas respostas ou ajuste a posição em relação ao texto citado.

Modelo de assinatura enxuta

Um formato que funciona em quase todas as áreas:

Ana Lima
Analista de Compras · Empresa Exemplo
(11) 0000-0000 · empresaexemplo.com.br

Três linhas, sem imagem, carregam em qualquer programa e ficam legíveis no celular. Se a empresa tiver padrão visual, siga o modelo oficial: assinaturas padronizadas transmitem organização.

Revise a assinatura sempre que mudar de cargo, telefone ou site. Uma assinatura desatualizada faz clientes ligarem para números que não existem mais.

Perguntas frequentes